NKF in Mönchengladbach

4:0 für Mönchengladbach - NKF ermöglicht Wirtschaftlichkeit, Effektivität, Transparenz und Bürgernähe

Mehr Wirtschaftlichkeit, Effektivität, Transparenz und Bürgernähe. Das ermöglicht die Reform des Finanzwesens der Stadt Mönchengladbach in Nordrhein-Westfalen. Mit dem erfolgreichen Go-Live zum 1. Januar 2009 ist der letzte wichtige Meilenstein auf dem Weg zum Neuen Kommunalen Finanzmanagement (NKF) erreicht. Mönchengladbach setzte bei der Projektumsetzung auf die Expertise von UNIT4 Agresso und die Lösung KIRP, die im aktuellen Release in Mönchengladbach bereits seit Juli 2006 im Einsatz ist.

Schon frühzeitig hatte die Stadtverwaltung Produkte gebildet und nachfolgend erfolgreich eine Kosten- und Leistungsrechnung eingeführt. Aufbauend darauf wurde durch den Verwaltungsvorstand das Projekt zur Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) ins Leben gerufen. Aufgrund der Größe der Stadtverwaltung (265.000 EW) hatte sich Mönchengladbach für die schrittweise Einführung entschieden. Pünktlich zum Stichtag 1. 1. 2009 wird nun die gesetzlich vorgeschriebene Eröffnungsbilanz erstellt. Gleichzeitig befindet sich damit die gesamte Verwaltung im doppischen Buchungsbetrieb.

Das Projektteam setzte sich aus Mitarbeitern der verschiedenen Fachabteilungen der Stadtverwaltung zusammen und wurde durch das kompetente und erfahrene Beraterteam der UNIT4 Agresso unterstützt. Um den reibungslosen Ablauf der Umstellungsarbeiten sicherzustellen und die Ämter und Fachbereiche der Stadt auf dem Weg zielführend zu betreuen, wurden verschiedene Teilprojekte für folgende Bereiche gebildet: 

• Aufstellung des doppischen
• Haushaltsplans
• Produkte/Budgetierung/KLR
• Eröffnungsbilanz
• Organisation des Rechungswesens
• Finanzsoftware
• Berichtswesen und
• Controlling
• Promotion Marketing und
• Informationsmanagement
• NKF und Politik
• Pilotbetrieb
• Mitarbeiterqualifizierung

Mit Unterstützung fachkompetenter UNIT4 Agresso-Berater wurde sichergestellt, dass ein auf die Bedürfnisse der Stadtverwaltung Mönchengladbach angepasstes, funktionierendes Gesamtsystem generiert wurde. Zudem wurde das notwendige Know-how auch zur weiteren Betreuung des Systems bei den Mitarbeitern der Stadtverwaltung aufgebaut.

Projektumsetzung in drei Wellen

Mit dem Jahreswechsel 2007 hatten die drei Piloten der ersten Welle (der Fachbereich Verwaltungsentwicklung und -service, die Feuerwehr und die Kämmerei) das NKF erfolgreich umgesetzt. Seit dem 2. Januar 2007 kontieren die Fachbereiche die Rechnungen selbständig, wobei die Finanzbuchhaltung die Aufgabe des zentralen Verbuchens übernimmt. Neuerungen gab es auch im Kassenverfahren. Analog zur Einführung des NKF wurde das KIRP-Kassenverfahren eingeführt und damit das bisherige kamerale Kassensystem abgelöst. Mit diesem Projektschritt war auch die schrittweise Anbindung und Integration sämtlicher Fremd- und Vorverfahren an die Kasse verbunden. Die Arbeitsabläufe sind durch das neue Verfahren wesentlich optimiert.

Zum 1. 1. 2008 stellte Mönchengladbach im Rahmen einer zweiten Welle weitere Teile der Stadtverwaltung auf das NKF um. Insgesamt arbeiteten zu diesem Zeitpunkt bereits mehr als die Hälfte aller Ämter und Fachbereiche nach den Regeln des Neuen Kommunalen Finanzmanagements.

In der dritten Welle wurde der Rest der Verwaltung auf das NKF umgestellt. Von besonderer Bedeutung für das Projektteam war dabei eine nochmalige, intensive Testphase des gesamten Systems. Dies gab allen die erforderliche Sicherheit vor dem finalen Wechsel in die neue Welt der Doppik zum Stichtag 1. 1. 2009.

Kommunikation ist ein Schlüssel zum Erfolg

Ein wichtiger Aspekt des Doppik-Projekts war die frühzeitige Einbindung der Politik. Im Rahmen einer Vortragsreihe der NKF-Teilprojektleiter wurden die Ratsmitglieder in Mönchengladbach unter anderem über die neuen Rahmenbedingungen sowie die neuen Steuerungsmöglichkeiten informiert, von denen die Politik künftig profitieren wird. Die Veranstaltungen mit durchweg positiver Resonanz und das steigende Interesse seitens der Ratsmitglieder trugen erheblich zur Akzeptanz der NKF-Einführung bei. Dem Rat steht nunmehr die Möglichkeit offen, Ziele für einzelne Produkte zu definieren sowie über die dazugehörigen Kennzahlen vorausschauend den langfristigen Mitteleinsatz und Ressourcenverbrauch zu steuern.

Mit der Umstellung des kameralen Systems auf ein doppisches Haushalts- und Rechnungswesen eröffneten sich den Entscheidungsträgern in der Kommune wesentlich verbesserte Steuerungspotentiale, die sich bei entsprechender Nutzung durchaus auch monetär positiv auswirken werden. Sie können insbesondere aus den verbesserten Erkenntnissen über das kommunale Vermögen sowie der Darstellung des vollständigen Ressourcenverbrauchs gewonnen werden. Die erhöhte Transparenz für den Rat und die Bürgerinnen und Bürger stellt einen erheblichen positiven Effekt der Reform dar. Mönchengladbach hat in UNIT4 Agresso einen verlässlichen Partner für aktuelle und künftige Herausforderungen gefunden. Die Funktionalität, Wirtschaftlichkeit und Flexibilität der angebotenen Lösungen lässt die Verwaltung zuversichtlich in die Zukunft schauen.