NKF in Düsseldorf

Ziel erreicht: NKF in der Landeshauptstadt Düsseldorf

Mit dem Start des Buchungsgeschäfts am 7. 1. 2009 hat die Landeshauptstadt Düsseldorf die Umstellung auf das Neue Kommunale Finanzmanagement in Nordrhein-Westfalen erfolgreich zum Abschluss gebracht. Die Landeshauptstadt mit ihren ca. 582.000 Einwohnern und zahlreichen nationalen und internationalen Unternehmen begleitete von Beginn an aktiv und konsequent den NKF-Reformprozess.

Bei der Umsetzung des Projekts unterstützte der langjährige Projekt-Partner UNIT4 Agresso die Landeshauptstadt mit einer flexiblen Softwarelösung (KIRP) und kompetenter Beratung. Bereits im Jahr 1991 wurden die betriebswirtschaftlichen Module der Software IRP in den ersten Ämtern der Stadt Düsseldorf eingesetzt. Im Jahr 1998 fiel die Entscheidung zur flächendeckenden Einführung von KIRP in der gesamten Stadtverwaltung. Das Softwarepaket erfüllte bereits frühzeitig alle Anforderungen, die im Rahmen der Leistungsbeschreibung an ein zukunftsweisendes und „großstadttaugliches" Finanzmanagement gestellt waren. Dies eröffnete Düsseldorf den entscheidenden Vorteil, denn die innovative Landeshauptstadt engagierte sich im Rahmen des Modellprojekts des Innenministeriums Nordrhein-Westfalen zur Einführung eines doppischen Kommunalhaushaltes in NRW. Seit Veröffentlichung der konzeptionellen Grundlagen erprobten verschiedene Modellkommunen das NKF in der Praxis - so auch die Landeshauptstadt. Ein weiteres Plus war die Flexibilität der Lösung zur Anpassung an die individuellen Anforderungen Düsseldorfs. Generell sah man in der branchenspezifischen Ausrichtung der Lösung auf kommunale Belange einen Vorteil im Vergleich zu anderen großen ERP-Anbietern. Schon in kameralen Zeiten setzte man daher auf die vertrauensvolle Partnerschaft mit einem Branchenspezialisten - und erhielt so auch die notwendige Sicherheit für die Herausforderungen des NKF-Projekts. Die Integration der Finanzsoftware- Lösung in die bestehende Softwarelandschaft war eine wichtige Voraussetzung für die Einführung von KIRP. Dies zeigte sich auch in der Anbindung von über 50 Fachverfahren. Diese sind in den verschiedenen Ämtern im Einsatz und sowohl als Online-Dialog als auch über Schnittstelle an KIRP angeschlossen. Relevant sind die Fachverfahren beispielsweise für:

• die Vollstreckung: Verfahren phinAVV
• das Steuerverfahren KIVi (Gemeinsame Nutzung derPersonenverwaltung von KIRP)
• das Add-On „HNK" (Firma btf/is Breitenfelder) - u.a. für die Vorverarbeitung von Kontoauszügen
• die Personalabrechnung

Heute arbeiten rund 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt mit der UNIT4 Agresso- Lösung und allen kommunalen und betriebswirtschaftlichen Komponenten - sowohl im kommunalen Umfeld als auch in Eigenbetrieben. Neben der Einführung des neuen externen Rechnungswesens (NKF) wird in Düsseldorf außerdem ein optimiertes internes Rechnungswesen (Kosten- und Leistungsrechnung) in 17 Ämtern eingesetzt.

Projektschritte und Erfolgsfaktoren

• die Entscheidung zur Einführung einer zentralen Geschäftsbuchhaltung (vorher dezentral in den Ämtern)
• das Etablieren von Projektteams in verschiedenen Ämtern
• die Analyse aller bestehenden Prozessabläufe und Dokumentation der zukünftigen Prozesse
• verschiedene Testszenarien/ Testdurchläufe
• die komplette Migration der vorhandenen Daten in einen neuen Mandanten unter Bereinigung der „Altlasten" (z.B. in den Bereichen „Personenverwaltung" und „Offene Posten")
• flächendeckende NKF-Schulungen in der Verwaltung (theoretisch und softwarespezifisch)

Hilfreich bei der Projekt- Umsetzung waren: 

• die externe Projektsteuerung
• eine Projektstruktur mit schlagkräftigen Projektteams in verschiedenen Ämtern
• der vorgegebene Umsetzungszeitrahmen von 1,5 Jahren
• die intensive Zusammenarbeit mit der IT-Kooperation Rheinland (ITK-R) bzgl. der technischen Implementierung, insbesondere der Fachverfahren
• die intensive Zusammenarbeit mit den Agresso- Beratern, die auch eine kurzfristige Umsetzung von individuellen Anforderungen und Wünschen ermöglichte.

Komme was wolle!

Die Landeshauptstadt Düsseldorf hat in UNIT4 Agresso einen verlässlichen Partner für aktuelle und künftige Herausforderungen gefunden. Die Funktionalität, Wirtschaftlichkeit und Flexibilität der angebotenen Lösungen lässt die Verwaltung zuversichtlich in die Zukunft schauen. Nächste Projekte sind die Teilnahme am Modellprojekt des Landes NRW zum Gesamtabschluss (Konzernbilanz) sowie die Umsetzung der Anforderungen, die sich aus der EU-Dienstleistungsrichtlinie ergeben.