Mit Agresso die Zukunft gestalten - Kundenerfahrungen Öffentliche Hand

„Für die Doppik haben wir die Software von UNIT4 Agresso gekauft - für die Anforderungen der Zukunft haben wir die Lösung bekommen."

Jörg-Michael Schrader, Kämmerer der Stadt Freudenberg 

Herr Schrader, mit der Produktivsetzung der ERP Lösung von UNIT4 Agresso hat die Stadt Freudenberg nicht nur eine neue Softwarelösung eingeführt, sondern auch den letzten wichtigen Meilenstein zur Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements erreicht. Auch für die Bereiche Veranlagung und webbasierte Workflow- Komponenten sind Sie neue Wege gegangen.

Sie haben sich für UNIT4 Agresso entschieden. Weshalb?

Vor dem Hintergrund des Neuen Kommunalen Finanzmanagements suchten wir eine eigene, schnell funktionsfähige Software. Eine individuelle, umfassende und zukunftsfähige Lösung schien uns sehr praktikabel. Nach einem Ratsbeschluss haben wir den Kauf eines entsprechenden Systems forciert.

Da sich das Finanzwesen strategisch ändert, war auch unsere Entscheidung eine strategische. Wichtig waren für uns neben den Anforderungen des NKF-Projekts eine leistungsfähige Veranlagung von Gebühren, Steuern und Abgaben sowie die unkomplizierte Integration unserer kommunalen Eigenbetriebe. Auch die Einbindung von Workflow- Komponenten für die papierlose Finanzbuchhaltung sollte reibungslos funktionieren. Das sind Punkte, mit denen die Anbieter sehr unterschiedlich umgehen. Der Ansatz von UNIT4 Agresso hat uns letztlich überzeugt. Zudem haben zahlreiche Features unseren Mitarbeitern besonders gut gefallen.

Können Sie Beispiele nennen?

Zum einen profitieren wir natürlich von den verbesserten Workflow-Funktionalitäten. Dadurch gibt es zum Beispiel keine umständliche manuelle und mehrfache Erfassung von Arbeitszeiten mehr. Die Faktura kann so automatisiert und wesentlich schneller ablaufen. Über den Agresso-Excelerator haben wir jetzt jederzeit Soll/Ist- Vergleiche im Zusammenhang mit erhobenen Gebühren und erbrachten Leistungen. Damit sind wir in der Lage, dem Bürger jederzeit Rechenschaft zu leisten und bei Fehlentwicklungen gegenzusteuern. Mit dem Agresso IntellAgent wiederum haben wir stets festgelegte Werte im Blick. Bei Budgetabweichungen beispielsweise sehen wir sehr früh, wo Kosten aus dem Ruder zu laufen drohen.

Inwiefern sind Anpassungen an künftige Herausforderungen mit der UNIT4 Agresso- Lösung möglich?

Auch dieser Bereich war uns wichtig. Eine zentrale Philosophie des Anbieters ist die so genannte „Post-Implementierungsagilität". Damit machen wir uns unabhängig von teuren Beraterstunden und Anpassungen, die nicht zu unseren typischen Arbeitsabläufen passen.

Wie verlief die Umstellung?

Nach ersten Workshops und Schulungen im Februar 2008 konnten wir zügig Kontenpläne und Prozessdefinitionen erarbeiten. Anfang Dezember erfolgte die Aufstellung des Haushalts und am 5. Januar das „go-live" für die Zahlungsabwicklung/ Kasse.

Inwiefern hat die anstehende Umstellung auf die Doppik mit dem Wechsel auf UNIT4 Agresso zu tun?

Wir wollten die neue Lösung natürlich hauptsächlich auf Grund des NKF. Aber auch bei künftigen Entwicklungen dürfen wir nicht hinterher hinken. Der Vorteil der gleichzeitigen Einführung der neuen Software ist natürlich, dass wir später nicht erneut Daten migrieren müssen.

Welche neuen Herausforderungen sind in Zukunft mit dem System zu meistern?

Die Themen Konzernbilanz und EU-Dienstleistungsrichtlinie werden uns sicher in Zukunft verstärkt beschäftigen. Grundsätzlich muss sich unsere Behörde natürlich auch auf den demografischen Wandel einstellen und eine ganze Reihe an wirtschaftlichen Veränderungsprozessen begleiten. Ich bin aber überzeugt, dass wir mit der neuen, flexiblen Software selbstbewusst in die Zukunft blicken können.

Ein Scheitern des „Experiments" hätte möglicherweise erhebliche Konsequenzen nach sich gezogen. Hat Ihnen das keine schlaflosen Nächte bereitet?

Absolut nicht! Alle im Team haben die Entscheidung mitgetragen und wir wussten, worauf wir uns einlassen. Der Anbieter ist auf kommunale Software spezialisiert und auch die Implementierungspartner wussten genau, wie eine Behörde „tickt". Damit war klar, dass der eingeschlagene Weg goldrichtig war.